Это статья для компаний, у которых нет сотен тысяч рублей и нескольких месяцев на внедрение сложной бизнес-аналитики, но зато уже есть бардак с отчётностью, который надо разобрать.

Основная проблема, с которой мы столкнулись при автоматизации отчётности внутри компаний, — это то, что работа ведётся в изолированных системах. Когда что-то есть в Битрикс 24, что-то в 1С, что-то в Excel, всё остальное — в личной переписке и головах сотрудников. То есть одна часть бизнес-процессов вообще никак не автоматизирована и не упорядочена. Другая — работает сама по себе.

Когда-то это было нормально, потому что у всех был такой же бардак. Но сейчас ситуация меняется: ваш конкурент, вероятно, уже работает над приведением отчётности, цифр и показателей в порядок. При прочих равных, шансов выиграть конкуренцию будет больше именно у него. Если вас беспокоит этот вопрос, то это статья поможет вам сделать первый, быстрый и бесплатный шаг к порядку.

План работ по автоматизации отчётности

  1. Приводим в порядок ручные отчёты от сотрудников. Таким образом мы моделируем процессы отчётности в ручном режиме. В этой статье я расскажу, как это сделать с помощью сервиса Airtable. Мы уже писали об Airtable раньше, но в этой статье расскажем о его конкретном применении.
  2. Сводим данные из разных таблиц в сервис Qometa, чтобы видеть единую картину, не заходя в каждую таблицу.
  3. Постепенно автоматизируем сбор данных для формирования отчётов, убирая ручные отчёты от сотрудников.

В этом материале речь пойдёт только о первом пункте. Опыт показывает, что лучше начать с чего-то простого и закончить это, чем попытаться автоматизировать всё, плюнуть и смириться.

Поехали!

Итак, для первого этапа нам не нужны интеграции с вашими сервисами. Для того чтобы стартовать быстро — мы просто подключим ваших руководителей отделов к заполнению отчётов в едином формате.

1. Определяем необходимые показатели

Начнём с конца и определим то, что в итоге вы хотите знать своём бизнесе. Важных показателей не так много:

  • Доходы, чтобы знать приток денег и вовремя видеть падение оборота.
  • Расходы, чтобы знать отток денег и вовремя видеть рост затрат.
  • Прибыль, чтобы знать хотя бы на базовом уровне, насколько вы рентабельны.
  • Чистый приток клиентов, чтобы знать, ваша база клиентов растёт или уменьшается.
  • Стоимость лида, чтобы видеть сколько вам стоит новый клиент.
  • Дебиторская задолженность (то, что должны вам за уже оказанные вами услуги по договору), чтобы знать, на какие поступления можно рассчитывать в ближайшее время.
  • Кредиторская задолженность (то, что должны вы за уже оказанные вам услуги по договору), чтобы видеть ваши главные финансовые риски в компании. За невыполнение договора даже на сумму 100 000 ₽ на вас могут подать в суд, заблокировать счета и начать процедуру банкротства.

Зная хотя бы первые три показателя, спать по ночам вам станет намного легче.

2. Определяем ответственных и убеждаемся, что они приняли ответственность

Для примера представим, что у нас четыре ключевых отдела, и у каждого из них есть свой руководитель:

  • Отдел маркетинга, руководитель — директор по маркетингу
  • Отдел продаж, руководитель — РОП
  • Бухгалтерия — главный бухгалтер
  • Отдел поддержки клиентов — руководитель отдела

Каждый должен будет сдавать отчёт ежедневно. Это занимает немного времени и большого сопротивления у людей не вызывает — просто объясните, зачем это вам нужно и в тот же день получите первый отчёт.

Теперь давайте посмотрим, какие показатели вы можете получить от каждого отдела:

  • Отдел маркетинга, руководитель — директор по маркетингу
    • Стоимость лида
      • Количество новых лидов
      • Затраты на привлечение трафика
  • Отдел продаж, руководитель — РОП
    • Сколько качественных лидов пришло за день
    • Сколько лидов было закрыто в сделки — то есть скольким клиентам были выставлены счета
    • На какую сумму были выставлены счета
  • Бухгалтерия — главный бухгалтер
    • Доход, то есть сколько денег пришло от клиентов
    • Расход, то есть сколько было потрачено денег
  • Отдел поддержки клиентов — руководитель отдела
    • Сколько клиентов отказалось работать с вами

Проведите встречу с каждым руководителем и добейтесь того, что сотрудник чётко понимает:

  • Зачем это вам нужно
  • Какие показатели нужны
  • Когда нужно сдавать отчёт и за какой период

3. Строим таблицы и формы для их заполнения

Нам нужен облачный сервис, чтобы все данные были синхронизированы и доступны всем в любой момент, поэтому Excel отпадает сразу.

Хороший кандидат на замену — Google Таблицы. Но и он нам не подойдёт. Google Таблицы, как и Excel, требует большего уровня внимательности и ответственности при формировании и заполнении данных. Выдерживать единый формат в Google Таблицах намного сложнее, чем, например, в Airtable. Также связка Google Форм и Google Таблиц, к сожалению, не такая тесная и очевидная, как она нам нужна.

Мы выберем Airtable, потому что он предназначен для той задачи, которую мы попадемся решить. Регистрируйтесь по ссылке и возвращайтесь к статье.

Для быстрого экскурса в Airtable я снял для вас скринкаст, который за 10 минут расскажет, как работать с сервисом. Это закрытый урок — вы можете получить его бесплатно, оставив свой email.

[mc4wp_form id=”1905″]

[load dir=child file=author_sergey.html]